收件箱零的8个步骤

IT资讯 2018-08-01 58 次浏览 0 条评论

电子邮件。它开始时是美妙的;无论他们身在何处,都能立即与他人交流。它将彻底改变我们开展业务的方式。

嗯,确实这样做了。然而,它也开启了一个新的痛苦和压力的世界,没有人真正看到过。拥有电子邮件管理策略对于专业成功至关重要,因为拥有一个很棒的设计组合或知道如何联网。

继续阅读设计师的策略,以管理不断涌入收件箱的电子邮件流。你永远不知道,Inbox Zero可以实现。

01.自动化流程

“我尝试有效地使用工具和技术,”Pivot Design的Brock Haldeman说。 “我使用过滤器来帮助确定优先顺序和组织收到的邮件。我使用垃圾邮件过滤,取消订阅和黑名单来最小化垃圾邮件。任何剩余的邮件都是通常最重要的邮件,因为它们几乎没有,所以它们更容易保持最佳状态。“

02.优先考虑

并非所有电子邮件都像其他电子邮件一样重要LBG Digital的服务设计师Alberta Soranzo表示:“在工作中,我优先处理紧急事件以及那些有可能成为其他人阻碍的电子邮件。”

Bukwild的Jeff Toll在早上第一件事就检查了他的电子邮件,但没有回复任何不是紧急情况的事情。 “我只是简单地标记和组织响应优先级,”他说。 “一旦我开始工作并且有时间思考我的回答,我就可以全力以赴。”然后,Toll会在一整天内标记任何不需要即时回复的重要电子邮件,并确保他返回在一天结束之前给他们。

03.对需要采取措施的邮件使用“未读”

你怎么处理你看过但没有时间处理的电子邮件?有些人将它们分类为动作文件夹('回复',等等),但这种方法对Dahlström不起作用。 “我最终得到了一个被遗忘的电子邮件的墓地,”她笑着说。 “现在我倾向于将它们标记为未读。”

04.将简报过滤到单独的文件夹中

想要了解更广泛行业的情况?通讯是了解最新文章和讨论的最佳方式......但是如果你太忙于在他们进来时阅读它们,毫无疑问他们会堵塞你的收件箱。

用户体验设计师AnnaDahlström建议将新闻稿过滤到单独的文件夹中。 “我使用额外的+ <something>与我的Gmail帐户的文件夹相结合,关闭了该帐户的通知,但将其用于我的商家帐户,”她说。

05.不要随时保持电子邮件

收件箱零是很好的,但你不能处理每一个消息,或者你永远不会完成任何事情。数字艺术总监Clara Ilena每当想要提高工作效率时都会关闭她的电子邮件。 “像Slack,Todoist和Monday这样的应用程序也帮助我保持最佳状态,并将不必要的沟通保持在最低限度,”她补充道。

06.使用标签和文件夹保持井井有条

您的收件箱很容易变成一堆不同的对话和主题。如果可以,将它们分类到不同的主题文件夹可以使事情更易于管理。 “每当收到电子邮件时,我都会将其存档在一个文件夹中:项目相关,团队相关或委员会/工作组,”Soranzo说。

“在家里,我非常依赖Gmail的存档功能和标签。我有一切标签,这使得更容易检索特定主题的通信,即使我实际上不记得谁写信给我。“

07.将您的收件箱视为待办事项清单

除了使用过滤来确保只有重要的东西进入他的收件箱,数字导演迈克尔萨拉菲亚有一种新颖的方法来保持他的电子邮件有组织。 “我将收件箱视为待办事项清单,”他解释道。

“我在同一天销售需要跟进的项目,并为需要未来行动的任何事情设置贪睡提醒。附件会立即从Inbox整理到Google云端硬盘中。我为每个项目的Trello板创建了一个新联系人,这样我就可以转发电子邮件并自动创建卡片。我还有一堆定制的Zapier Zaps来自动执行繁琐的操作,这些操作是通过在电子邮件中应用标签来触发的。“

08.放弃并设置一个OOO

“我惊讶地阅读,但很有趣的是有人最近的OOO策略:'我不会看你的电子邮件。数字导演凯特·塔林回忆说,如果它还是重要的话,请在我回来时再给我发电子邮件。这种略有争议的方法似乎越来越受欢迎。虽然并非所有消息都像这个消息一样生硬,但创意人员在繁忙时间设置OOO消息并不罕见,并解释说他们没有检查他们的电子邮件而且发件人不太可能收到回复。

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小包子

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